さいたま市で機密文書を廃棄する費用のまとめ
さいたま市で事業を展開していらっしゃる方も多いと思います。
事業を行っていくと必ずと言っても良いくらい外部の方に見せては行けない書類も出てくるかと思います。このページではそういった外に出せない文書、所謂機密文書と言われるものの安全な廃棄方法と、かかる費用についてお伝えします。
１．機密文書の種類
機密文書と言ってもまず、どういった種類の書類等が機密文書に該当するかということをご存じない方もいらっしゃるかもしれません。この項目ではどういった種類の機密文書があるのか、そちらをお伝えしていきます。
機密文書とは、会社にとって、秘密を保持する必要性がある書類です。会社が取り扱う機密文書は、その性質により「極秘文書」、「秘文書」、「社外秘文書」の3つに分けられます。
極秘文書
極秘文書は、会社の運営上極めて重要な事項を記載しており、社内でも限られた人しか見ることができない文書です。
極秘文書はコピーなども制限されますから、書類の保管も厳重に行わなければいけません。
秘文書
秘文書は、極秘文書ほど機密性があるものではありませんが、誰もが簡単に見ることはできない文書のことです。
会社の重要な戦略、人事に関する事項、個人のプライバシーに関わる事項などが記載されたものが、秘文書に該当します。
社外秘文書
社外秘文書は、社内の人であれば見ることはできるけれど、社外には公表しない文書です。
各種の調査結果やデータなどは、それを公表することによって経営に大きな影響が出てしまうことがありますから、通常は社外秘になっています。
以上機密文書の種類についてお伝えいたしました。どれも会社にとっては重要な文書で通常は社外の人には見せられません。
しかし、事業を行っていくとこういった文章が溜まってしまうケースも多いかと思います。次の項では機密文書の廃棄方法についてお伝えいたします。
２．機密情報の廃棄方法
機密情報の廃棄方法については、主に２つあります。
- 自分でシュレッダーをかける
- 業者に依頼して廃棄
1つ目が、自分でシュレッダーをかけて処理をし、一般事業ゴミとして処理する方法。
2つめが業者に依頼して廃棄する方法です。シュレッダー処理にコストがかかったりする場合は業者で廃棄する場合がほとんどです。
３．機密文書を業者に依頼した場合の料金費用について
この項目では業者に頼んだ場合の費用をお伝えいたします。
結論から申しますと、料金は非常に幅が広いです。一度見積もりを出していただくことをおすすめいたします。
その理由としては、処理方法が様々ありその方法によって処理料金が違ってくるからです。
主に２つの処理方法があります。
- シュレッダー処理
- 溶解処理
1つ目は、事業所に出張してもらい、その場でシュレッダー処理を依頼する場合が挙げられます。
２つ目は溶解と言われるダンボールに機密文書に入れて工場まで持ち運び（箱をとりに来てくれるケースがほとんどです）、工場内で水や溶媒を使って書類を処理する方法があります。
最初の出張シュレッダーについては機器を持ち込んだりするため１回の費用がそれなりに掛かります。
シュレッダー費用の目安は50kg以下で1万円程度
目安としては50ｋｇ以下で一回につき１万円程度かかってきます。
最低単位を○キロ以下としているところも多く、費用は一般的に高いと言えます。但しその場で処理をしてくれるので漏れてしまわないという安心感はあると思います。
溶解の費用の目安は1箱1500円程度
２つ目の溶解ですが、定期的に依頼する方法や、スポットで１箱いくらでといった場合が多いです。
スポットで頼んだ場合概ねダンボール一箱（10ｋｇ前後）で1500円程度といった業者が多いです。安い業者だと980円のところもあります。
しかしながら機密文書は外部に漏れては行けない文書です。セキュリティは低く、安価な業者もいれば、平均的な価格で高セキュリティと利便性を提供してもらえる業者もあります。
当然、高価格なのに低セキュリティといった詐欺に近いような業者も存在するようです。
機密文書処理業者を選ぶ際に最重視すべきはやはり、セキュリティの高さです。
それを判断する材料のひとつとなるのが、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」です。
この規格を取得している業者に依頼することが安全な機密文書の第一歩となるかと思います。また、業者によっては万が一漏洩があった場合損害賠償の保険に入っている業者もあり、そういった業者を選定することも選ぶポイントの一つになってくると思います。
まとめといたしましては、処理方法で料金の違いがあり、出張でシュレッダー処理の場合は、1万円程度からスタート、企業まで業者が機密文書の段ボール箱を回収し、工場内で処理する方法は1箱1,000円程度ということです。
